Nachhaltige Reiserichtlinie entwickeln: 6 Maßnahmen für Green Travel Policies im Mittelstand
Kennst du das auch? Immer mehr Kunden, Partner und sogar die eigenen Mitarbeitenden fragen nach dem CO₂-Fußabdruck eurer Geschäftsreisen. Gleichzeitig stehen mittelständische Unternehmen vor neuen gesetzlichen Berichtspflichten. Eine nachhaltige Reiserichtlinie ist längst kein Nice-to-have mehr – sie wird zur strategischen Notwendigkeit.
Warum Nachhaltigkeit in die Reiserichtlinie gehört
Nachhaltigkeit ist mittlerweile bei der Themenrelevanz in den Unternehmen auf Platz 2 gerückt – direkt nach der Prozessoptimierung (Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2024). Die treibenden Kräfte sind dabei nicht Gesetze, sondern Geschäftschancen: Kostenreduktion durch effizientere Verkehrsmittelwahl, verbessertes Employer Branding und wachsende Kundenerwartungen an verantwortungsvolles Wirtschaften.
Zudem positionieren sich vorausschauende Mittelständler bereits heute für künftige Entwicklungen: Große Kunden verlangen zunehmend Nachhaltigkeitsnachweise von ihren Lieferanten, und die freiwillige Transparenz bei Scope-3-Emissionen – den indirekten Treibhausgasemissionen entlang der Wertschöpfungskette wie Geschäftsreisen – wird zum Wettbewerbsvorteil.
Ein Praxisbeispiel aus dem Maschinenbau
Die Münchener Maschinenbau GmbH (Name geändert) hat 2024 ihre Reiserichtlinie überarbeitet. Das Ergebnis? 19% weniger CO₂-Emissionen bei gleichbleibenden Reisekosten. „Unsere Mitarbeitenden waren überrascht, wie entspannt Bahnreisen sein können, wenn man die richtige Ausstattung hat“, erzählt Geschäftsführer Thomas M.
Die 6 Maßnahmen für deine nachhaltige Reiserichtlinie
#1
Maßnahme 1: Klare Verkehrsmittel-Hierarchie definieren
Schluss mit vagen Formulierungen wie „bevorzugen Sie umweltfreundliche Verkehrsmittel“. Erfolgreiche Unternehmen arbeiten mit konkreten Regelungen:
- Bis 600 km: Grundsätzlich Bahn (Ausnahmen nur bei Projektdringlichkeit)
- 600-1.200 km: Bahn oder Flug nach Terminlage
- Über 1.200 km: Freie Verkehrsmittelwahl
Diese Klarheit schafft Planungssicherheit für alle Beteiligten und eliminiert zeitraubende Einzelentscheidungen. Ein Münsteraner IT-Dienstleister berichtet: „Seit wir die 600-km-Regel haben, gibt es keine Diskussionen mehr. Jeder weiß, woran er ist.“
Praxistipp für trabiz-Nutzer: Unsere Buchungs-Plattform zeigt bei innerdeutschen Flügen immer einen Nachhaltigkeits-Vergleich zu einer entsprechenden Bahnfahrt an.
#2
Maßnahme 2: Nachhaltigkeitskriterien für Unterkünfte verankern
Integriert Umweltzertifizierungen als Buchungsstandard in eure Policy:
- Hotels mit EMAS-, Green Key- oder EU Ecolabel-Zertifizierung bevorzugen
- Nähe zum Geschäftszweck: Maximale Entfernung zu Terminen, Messen oder Produktionsstandorten minimieren
- Öffentliche Verkehrsanbindung bei innerstädtischen Terminen priorisieren
Praxistipp: Viele Buchungsplattformen bieten mittlerweile Nachhaltigkeitsfilter. Aktiviert diese als Standardeinstellung für alle Buchenden.
trabiz-Integration: Unsere Buchungs-Plattform ermöglicht es, erweiterte Hotelfilter als Standardeinstellung zu konfigurieren. Entfernungsfilter, Bewertungsfilter und Nachhaltigkeitskriterien können automatisch bei jeder Suche aktiviert werden, ohne dass Buchende zusätzliche Schritte unternehmen müssen.
#3
Maßnahme 3: Smarte Genehmigungs- und Ausnahmeregelungen
Nachhaltige Reiserichtlinien funktionieren nur mit durchdachten Ausnahmeregeln. Definiert klar:
Welche Ausnahmen sind gerechtfertigt?
- Terminüberschneidungen mit weniger als 24 Stunden Vorlauf
- Projektkrisen mit nachgewiesener Dringlichkeit und schriftlicher Begründung
- Mehrere Termine an verschiedenen Orten innerhalb von 48 Stunden
Digital umsetzen: Bei trabiz werden nicht-konforme Buchungen erkannt. So kann nachgesteuert, umgebucht oder eine Ausnahme genehmigt. Die in der Plattform gegebene Unterscheidung von regelkonformen und nicht konformen Buchungen ist vor allem auch in der übergreifenden Analyse zur Optimierung der Richtlinien hilfreich.
#4
Maßnahme 4: Echte Anreizsysteme etablieren
Motivation funktioniert besser als Vorschriften. Hier sind motivierende Incentives, die sich verhältnismäßig günstig umsetzen lassen:
BahnCard: Übernehmt die Kosten für eine BahnCard 50 Business – auch für private Nutzung. Das kostet pro Person etwa 500 Euro jährlich, aber schafft echte Motivation für Bahnreisen. Steuerlicher Hinweis: Bei einer prognostizierten Vollamortisation durch Dienstfahrten entsteht kein geldwerter Vorteil (Quelle: Oberfinanzdirektion Frankfurt, Juli 2017). Andernfalls wäre die private Nutzung zu versteuern. Wichtiger: bei Vollamortisation hat das Unternehmen praktisch keine Kosten.
Nachhaltigkeits-Bonus-System
- Quartalsweise Prämierung der Abteilung mit dem besten CO₂-Fußabdruck
- Zusätzliche Benefits für Teams, die Nachhaltigkeitsziele übertreffen
- Investition der gesparten Reisekosten in nachhaltige Büroausstattung
trabiz-Unterstützung: trabiz unterstützt überall dort, wo die Informationen der Leistungserbringer allein nicht für eine ausgefeilte CO₂-Bilanz ausreichend sind – ob bei Auswertungen einerzelner Businesss Units oder in internen Prämien-Systemen.
#6
Maßnahme 6: Nachhaltigkeits-fokussierte Kommunikation und Schulung
Eine Green Travel Policy ist nur so gut wie ihre Kommunikation. Erklärt das Warum der Nachhaltigkeit, nicht nur das Was:
- Monatliche Intranet-Updates mit CO₂-Erfolgsgeschichten und Einsparungen
- Kurze Video-Tutorials zu nachhaltigen Buchungsoptionen
- Regelmäßige „Green Travel Talks“ mit Erfahrungsaustausch
- Transparente Kommunikation der Klimaziele des Unternehmens
Eine Nürnberger Softwarefirma organisiert vierteljährliche „Green Travel Talks“: „Unsere Mitarbeitenden bringen selbst die besten Ideen ein. Von Bahn-Komfort-Tipps bis zu CO₂-Kompensations-Strategien.“
Storytelling-Element: Lasst erfolgreiche Umsteiger ihre Nachhaltigkeitserfahrungen teilen. Nichts überzeugt mehr als der Kollege, der von seiner entspannten, produktiven Bahnfahrt nach München schwärmt.
#7
Maßnahme 7: Einfaches Monitoring und kontinuierliche Optimierung
Messt, was messbar ist – aber übertreibt es nicht mit der Komplexität:
Einfache KPIs für den Start:
- Anteil Bahnreisen vs. Flugreisen (in %)
- Durchschnittliche CO₂-Emissionen pro Reise
- Mitarbeitendenzufriedenheit mit nachhaltigen Optionen
- Kosteneinsparungen durch nachhaltige Hotelwahl
Quartalsweises Reporting:
- Dashboard mit den wichtigsten Nachhaltigkeits-Kennzahlen
- Benchmark-Vergleiche zwischen Abteilungen
- Erfolgsgeschichten und Optimierungspotenziale
- Feedback-Integration für kontinuierliche Verbesserung
Ein Frankfurter Ingenieurbüro berichtet: „Wir waren überrascht, wie schnell sich Nachhaltigkeitsmuster erkennen lassen. Nach sechs Monaten wussten wir genau, welche Routen problematisch sind und wo wir nachbessern müssen.“
Automatisches CO₂-Reporting: trabiz bietet bereits integrierte CO₂-Berichtsfunktionen: Alle Emissionen werden automatisch erfasst und können für CSRD-Compliance exportiert werden – ohne zusätzliche Tools.
Die ersten 30 Tage: Dein Umsetzungsplan
Woche 1-2: Status-Quo-Analyse und Stakeholder einbeziehen
• Aktuelle Reisedaten und CO₂-Bilanz auswerten
• Feedback von Vielreisenden zu Nachhaltigkeitsoptionen einholen
• IT-Anforderungen für Green Travel Features klären
Woche 3: Policy-Entwurf erstellen
• Maßnahmen an Unternehmensgröße anpassen
• Nachhaltigkeits-Ausnahmeregeln definieren
• Incentive-System festlegen
Woche 4: Pilotphase mit ausgewählten Teams starten
• 2-3 Abteilungen als Testgruppen
• Wöchentliches Feedback zu nachhaltigen Buchungsoptionen sammeln
• Buchungssysteme entsprechend konfigurieren
Häufige Stolperfallen – und wie ihr sie vermeidet
Stolperfall 1: Zu komplizierte Nachhaltigkeitsregeln – Lösung: Startet mit 3-4 Kernmaßnahmen, erweitert schrittweise.
Stolperfall 2: Keine realistische Ausnahmen definiert – Lösung: Plant von Anfang an praktikable Ausnahmeregelungen ein.
Stolperfall 3: Technik vernachlässigen – Lösung: Investiert Zeit in die optimale Konfiguration der Nachhaltigkeitsfilter.
Euer nächster Schritt: Heute anfangen, nicht perfekt warten
Eine nachhaltige Reiserichtlinie ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Startet mit einer Maßnahme diese Woche – zum Beispiel der Verkehrsmittel-Hierarchie oder der BahnCard für euer Team.
Die Münchener Maschinenbau GmbH aus unserer Eingangsstory hat übrigens klein angefangen: Mit einer simplen Excel-Liste der bevorzugten Bahnverbindungen. Heute haben sie eine volldigitale Buchungsplattform mit automatischem CO₂-Tracking.
Ihr wollt konkret durchstarten? Ladet euch unsere kostenlose Checkliste „Nachhaltige Reiserichtlinie in 30 Tagen“ herunter und beginnt noch heute mit der Umsetzung. Oder sprecht uns direkt an – wir helfen euch dabei, eure individuelle Green Travel Policy zu entwickeln, die wirklich zu eurem Unternehmen passt.
