Compliance, die wirklich hilft – Tipps und Erfahrungen aus der Praxis
Viele verbinden Reiserichtlinien mit nervigen Einschränkungen und viel Bürokratie. Doch gerade Mittelstandsunternehmen profitieren von praxisgerechten, transparenten Policies. Im Gespräch berichten Valerie, René und Sarah (moderiert das Interview) aus ihrem Alltag als Geschäftsreise-Agentur-Team. Sie helfen täglich Travelmanagern ihrer Kunden – und geben wertvolle, praktische Tipps aus der Umsetzung weiter.
Im Gespräch (von links nach rechts): Valerie, Geschäftsreise-Spezialistin bei trabiz, ist überzeugt davon, dass die wirksamsten Reiserichtlinien gemeinsam im Team entstehen. René, Teamleiter mit über sechs Jahren Erfahrung bei trabiz (inklusive Voya), bringt Humor, Menschenverstand und einen Faible für digitale Tools in das Thema Compliance ein. Sarah, die im Backoffice unter anderem für Prozessoptimierung sorgt. Sie moderiert das Interview.
Interview: Wie machen Travel-Policies den Reisealltag wirklich besser?
Sarah: Viele unserer Kunden haben bei „Compliance“ erstmal Vorbehalte. Was erlebt ihr im Alltag?
René: Tatsächlich ist die Praxis meist viel entspannter als erwartet. Moderne Richtlinien sind kein Kontrollinstrument, sondern ein Leitfaden, der Sicherheit schafft. Wir unterstützen die Travelmanager dabei, sinnvolle Regeln zu wählen, die im Arbeitsalltag Transparenz bringen – zum Beispiel klare Budgets, verständliche Prozesse für Freigaben oder Ausnahmen und einfache digitale Dokumentation. Humor hilft übrigens auch, wenn mal was schief läuft: Ein freundlicher Hinweis statt erhobenem Zeigefinger – das nehmen Kunden viel besser an.
Sarah: Valerie, was ist für dich besonders wichtig, damit Compliance in der Buchung funktioniert?
Valerie: Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Policies und Abläufe gemeinsam mit dem Kunden entwickelt werden. Unsere Aufgabe ist es, die vielen Praxis-Beispiele aus unterschiedlichen Unternehmen zu sammeln und konkrete, nachvollziehbare Empfehlungen zu geben. Es geht um Fragen wie: Wie steuern andere ihre Hotelauswahl? Wie wird Nachhaltigkeit ganz praktisch berücksichtigt? Was tun wir, wenn dringende Reisen kurzfristig genehmigt werden müssen oder einzelne Kosten außerhalb der Policy liegen? Je transparenter Travelmanager ihre Vorstellungen kommunizieren, desto gezielter können wir helfen – zum Beispiel durch fertige Entscheidungsbäume für Sonderfälle oder FAQ-Listen direkt im Kundensystem.
Sarah: Wo stoßen eure Kunden besonders oft auf Policy-Grenzen – und wie helft ihr konkret weiter?
René: Ein klassischer Fall: Ein Kunde wartet mit der Hotelbuchung zu lange, und die günstigeren, policy-konformen Zimmer sind weg. Hier zahlt sich aus, dass wir auf die aktuelle Situation reagieren und gleich Alternativen vorschlagen – etwa einen lokalen Partner oder eine Umbuchung im System. Die Richtlinie sollte immer Spielraum lassen für pragmatische Lösungen. Wichtig ist, dass solche Fälle dokumentiert werden und der Kunde die Policy eventuell nachsteuert. So wächst die Richtlinie mit der Erfahrung!
Valerie: Und oft sind es ganz einfache Dinge: Zum Beispiel klare Vorgaben, welche Unterlagen bei der Spesenabrechnung wirklich nötig sind – viele Mittelständler sparen durch standardisierte Prozesse Zeit und vermeiden Fehlerquellen. Wenn dann doch mal ein Beleg fehlt, reicht oft eine kurze Erklärung im System. Wir raten immer, digital zu arbeiten, aber realistisch: Excel und App können Seite an Seite funktionieren – Hauptsache, es bleibt für das Team im Alltag machbar.
Sarah: Was macht eine Richtlinie „smarter“?
René: Für uns heißt das: Die Richtlinie muss sich an den echten Arbeitsabläufen orientieren, nicht an der Theorie. Hilfreich ist eine digitale Policy, die automatisch Hinweise liefert – etwa bei teuren Hotels oder unklaren Fälligkeiten. Regelmäßig gepflegte Checklisten im Buchungstool, flexible Ausnahmegenehmigungen, die von uns direkt für den Kunden im System hinterlegt werden, und klar kommunizierte Freigabeprozesse machen Policys ohne viel Aufwand smart.
Valerie: Ich bin ein Fan von schnellem Feedback, gerne einfach per Mail oder Telefon. Und die wertvollsten Impulse kommen aus ehrlichen Feedbackrunden mit den Travelmanagern – was hat im Monatsverlauf gut geklappt, wo hakt es? So können wir schnell reagieren und Optimierung fürs Team ermöglichen. Mein Tipp: Lieber ein paar Tools weniger, aber dafür Prozesse, die alle verstehen und mittragen.
Sarah: Gibt es Beispiele für gelungene Fehlerkultur?
René: Absolut! Neulich haben wir im Team versehentlich eine wichtige Info zum Ablauf eines neuen Tools zu spät kommuniziert. Das sorgte erstmal für Rückfragen. Wir haben das dann offen angesprochen und direkt einen schlanken Info-Prozess für neue Features aufgesetzt. So werden kleine Pannen schnell zu Anstößen für Verbesserungen.
Valerie: Und der menschliche Umgang zählt: Richtlinien, die freundlich erinnern und als praktische Unterstützung gesehen werden, sind deutlich erfolgreicher als starre Regularien. Teamarbeit und Wertschätzung stehen im Vordergrund – Mitmachen und Mitdenken sind das Ziel.
Sarah: Euer Fazit für Mittelständler?
Valerie: Entwickle Policies als Teamprojekt mit uns, frage nach praxiserprobten Beispielen und setze auf klare, digitale und flexible Lösungen – gerne auch hybrid.
René: Nimm Richtlinien als Orientierung, nicht als Gängelung. Fehler dürfen passieren – wichtig ist, dass sie konstruktiv genutzt werden.
Sarah: Danke euch! Das macht Compliance zum echten Mehrwert für alle.
Gibt’s noch Papier? Nein. Die Reiserichtlinien sind digital hinterlegt und der Prozess läuft komplett digital.
Was passiert bei Fehlern? Häufig gibt’s freundliche Hinweise oder direkt Lösungswege – die zur gesamthaften Optimierung der Reiserichtlinien und Regeln beitragen können.
Wer hilft unterwegs? Unsere Agents sind auch bei Fragen rund um die Richtlinien über das Portal, Mail und Telefon erreichbar.
Darf ich Verbesserungen einreichen? Unbedingt – neue Features entstehen bei trabiz fast immer aus Alltagsideen der Travelmanager und der Reisenden.
Persönliches Fazit
Valerie: Die beste Richtlinie ist die, die ich fast unbewusst richtig anwende – und die freundlich unterstützt, wenn ich etwas versemmel. Offenheit, schnelle Hilfe und ein bisschen Humor machen den Unterschied.
René: Compliance ist kein Gegner, sondern ein Ratgeber. Wir brauchen klare Regeln – aber sie müssen Menschen helfen, nicht verunsichern. Dialog und Wertschätzung machen Policies tagtäglich besser.
